关于人事档案管理制度

为了进一步加强我校的人事档案管理，使之更加规范化和科学化。根据《中华人民共和国档案法》和我校《档案管理办法》以及以上级人事主管部门的有关规定，结合我校实际情况，制定本制度。

一、本校的人事档案是指我校教职工的个人档案材料。它是教职工个人的经历、素质、历史和现实表现情况的依据。为此，必须加强领导，建立健全人事档案材料的收集、整理、保管、鉴定、利用、统计等各项工作的管理制度。

二、人事档案是档案不可分割的重要组成部分，中心校办公室应对人事文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档等项工作进行监督指导。

三、人事档案管理工作的任务：

1、集中统一管理本单位的人事档案；

2、收集鉴别和整理本校的人事档案材料；

3、对已接受收进的人事档案进行分类、排列、编目、编号等系列化的整理工作；

4、人事档案的统计；

5、人事档案的提供利用；

6、人事档案的鉴定和销毁；

7、逐步推行现代化的管理方法和手段。

四、人事档案的归档：

1、归档范围：

（1）教职工履历表、简历表、登记表、个人经历材料等，在有关部门办理手续结束后交办公室归档；

（2）教职工个人的自传和属于自传性的材料，人事部门在收到材料之后交办公室归档；

（3）中心校对教职工和教职工所在单位的历史鉴定、工作学习、深造和培训的小结，鉴定材料交办公室归档；

（4）教职工所在单位和单位及有关部门对教职工的业务评定，教育、教学革新成果的评价材料交办公室归档；

（5）有关组织对学校教职工的政治历史审查、复查、平反结论决定、调查报告以及上级有关部门的批复，作为结论依据的重要证明材料，有关部门在审理工作结束后，将此类材料单独收集、整理、编目，并装订成册交办公室归档；

（6）参加中国共产党和共青团组织的申请、志愿书、转正材料、退党、退团和调迁材料，整理装订后交办公室归档；

（7）各类奖励以及组织正式命名授予英雄模范、先进工作者称号的事迹和证明人材料，在有关部门颁发奖励后收到材料后，将材料收集整理交办公室归档；

（8）教职工违反党纪国法的处分、取消处分、复查材料、调查报告，上级有关组织的批复以及本人的检查材料，在审查处理工作结束后，将上述材料收集、整理、装订成册交办公室归档；

（9）任免呈报表、党代会、人代会代表登记表、晋升技术职称、学位、学衔审批表、调整工资审批表、工资级别登记表、退休、退职审批表，有关部门将材料收集整理后交办公室归档；

（10）其他可供组织参考的材料，教职工个人写的思想、工作、学习总结、检查材料、教职工死亡后组织上写的悼词、非正常死亡的调查处理报告、善后处理意见，有关部门将材料收集、整理后交办公室归档。

2、归档要求：

（1）归档的人事档案材料必须齐全完整，并按照它们自然形成规律，且保持其有机联系，按此原则进年行分类、整理、立卷等项工作；

（2）案卷要有标题，且标题简明，亦能揭示卷内材料内容，使人一目了然；

（3）卷内之材料应按要求填写齐全，做到一项不漏。既要编页号，又要填写卷内目录、备查表和档号。

五、人事档案的整理：

1、中心校办公室接收保管的人事档案，应分干部档案和工作档案，在这两部分中分类科学管理；

2、人事档案的组卷,必须在一个人的全部材料组成一个整卷.在每个人头的案卷中,按排列次序编写页号和填写卷内目录;

3、装订案卷。首先拆除金属物，再进行下述工作；材料破损的要修补，小张的要粘贴，退色的要修复，在折叠或修剪整齐时，不能伤着字迹，装订须结实牢固；

4、人事案卷按档案主管部门的规定进行购置；

5、填写案卷封面。一律用毛笔或钢笔填写，做到字迹工整、排列均匀，整齐美观，并注明保管期限和密级；

6、案卷目录的编制。将干部、工人档案各编一本案卷目录，按照学校各种档案案卷目录排列次序，编出人事档案的案卷目录号；

7、编档号。做到全宗内不出现重复的案卷目录号，在一个案卷目录中不出现重复的案卷号。在一本案卷目录中的案卷号一律2编通号（全号、目录号、案卷号）认真做到不错编、漏编和重编。

六、人事档案的保管：

1、中心校办公室在接收人事档案时要认真清点验收，并要及时登记上帐和加工整理；

2、严格遵守保密制度，坚持保密原则，做好保密工作，防止失密和泄密。

3、人事档案柜内，案卷要从左至右，从上到下排列整齐，做到有规可循，以便查找和归存；

4、定期进行档案保管状况的检查，对破损和载体变质的档案要进行修补和复制。每年进行一次清理核对，做到帐卷相等，发现问题要速报有关部门处理；

5、人事档案室、柜要做到有防盗、防潮、防火、防虫、防尘、防鼠、防高温、防强光等“八防”设备，确保档案的绝对安全，并搞好室内的清洁卫生工作。

七、档案的鉴定。

1、我校人事档案材料保管期限划分为：凡属县以上模范、知名人物、中共党员的档案材料为永久保管；一般干部和工人的档案材料为长期保管；

2、人事档案要认真鉴定，按中心校制定的人事档案保管期限表，对保存期已满的材料进行鉴定，鉴定时要严格掌握标准，慎重判定材料的存毁价值；

3、人事档案的鉴定工作，在主管档案工作领导的领导下，由中心校办公室，有关部门负责人组成鉴定小组，按要求进行鉴定工作；

4、通过鉴定，确属销毁的人事档案材料，必须由鉴定小组清理造册，写出销毁报告，经主管领导审批后，方可销毁。销毁时，应确定押送和监销人员，押送和监销人员应在销毁清册上签字，并将监销情况报告本单位主管领导。

八、人事档案的利用。

1、外来查阅人员必须持有关单位党委或行政介绍信以及本人的身份证。查阅中层以上干部的档案，必须经学校主管档案工作的领导签字同意，查阅其他人员的档案，必须经办公室同意；

2、查阅人事档案必须有二人，查阅党员干部档案，其人员必须是中共党员；

3、查阅人事档案一般在指定地点进行，如因特殊原因，需借回查阅时，必须经学校领导同意，并办理借阅手续。借用时间不得超过一周。借用期间借用者应妥善保管，不准无关人员翻看或转借他人。归还时当面检查、清点、并办好注销手续；

4、查阅档案时不准涂改、拆散、撕毁、调换、增添、污损，违者必须按有关规定查处；

5、严格人事档案的传递手续，人事调动应有上级的调令或通知单。传递人事档案要严密报封，以机要文件发出，严禁用平邮寄或交本人自带。

6、在查阅人事档案时，如需要复制、摘抄时其复制或抄件需经办公室核对，并签署意见，加盖公章。凡属政审性质的需要，查阅档案时必须领导同意，其调查或证明材料应经办公室核对，签署意见，加盖公章，方能有效。

九、人事档案的统计。

1、学校办公室对保管的人事档案的数量，状况以及提供利用的人次、卷次、内容和效果应逐一进行登记；

2、学校办公室平时要做好人事档案材料的收进、移交、传递、补充、修改、利用、保管、鉴定等方面的数据和情况变化的原始记录，做到准确、可靠；

3、认真填报各种统计表，做到数据准确，上报及时。

十、本制度如与上级规定不相符时，则按上级规定执行。

十一、本制度从印发之日起执行。

                         2004年1月