文书档案管理制度

文书档案工作是中心校及所属学校的一项重要工作，是直接为中心校教育及所属学校教育、教学服务的重要工具。为了进一步搞好我校的文书档案工作，根据《中华人民共和国档案法》和《实施办法》及我校《档案管理办法》的要求，结合我校实际，特制定本制度。

第一条：文书档案的归档。中心校党、政、工各部门办理完毕的具有保存价值的收文、发文、电报、出版物、报表、图片、照片、录音带，各种会议记录等文件材料，必须在规定时间内由部门负责人收集齐全，进行整理、立卷、归档。

1、归档的文件材料的范围：按本校《文件材料归档范围规定》执行。

2、归档时间：文件归档必须在第二年三月份前向中心校办公室交接归档。

3、归档文件：

⑴归档的文件和材料必须齐全，完整，并按照它们自然形成的规律，保持有机联系，按此原则进行分类，整理，立卷，以便于保管和利用。

⑵案卷要有标题，标题结构（作者、问题、名称）完整，并能确切地而明确地揭示卷内文件内容和成份，使人一目了然。标题字数不得超过50个字（含标点）。

⑶归档的文件材料不得使用圆珠笔、彩色笔等易于退色的材料进行书写。

⑷根据本校《文书档案保管期限表》的规定，做到准确划分第一案卷的保管期限，要语法精确率100%。

⑸具有短期以上保存价值的案卷，卷内文件要有卷内目录、页号，档号要填写齐全。

第二条、档案的整理、保管和统计

1、   本校在工作活动中形成的全部文书档案、应作为我校一个全宗内的部分档案进行整理。

2、   在本全宗内的全部文书档案，应按年代结合组织机构分类，案卷质量符合标准，并进行编目、编号、上柜等系统化的整理工作。

3、   文书档案应建立全卷宗，应我校演变的历史概况，历年档案的收集和整理情况，鉴定报告和销毁清册，全宗指南，档案保管及安全检查记录等材料，集中立卷归档保存。

4、   档案室、柜要做到防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠，使档案不会损失，保证档案的绝对安全。具有永久和长期保存价值的案卷，若有损失或字迹模糊时，应及时修补或复制。

5、   搞好档案室内外的卫生，每季度进行一次大扫除，经常保持室内整齐、清洁。

6、   每年对保存档案进行一次全面检查，如发现问题，应及时将检查结果向中心校分管领导报告。

7、   平时应做好档案的收集、整理、保管、利用情况的登记工作。

8、   每年本校按时完成县档案局或主管机关印发的统计表，做到数据准确无误。

9、   档案管理人员变动时，必须在办理调离手续前，将所管档案的数量和状况移交清楚。交接双方办理完交接手续后，方能调离工作岗位。

第三条：档案的提供利用。

1、档案管理人员熟悉所管档案的情况，主动了解各处室，各部门对档案所要利用的内容，做到及时、准确地提供档案材料。

2、凡因工作需要而借阅文书档案时，按本校档案借阅制度办理借阅手续。

3、任何人都有保护档案的责任，不得在档案上圈点、划杠、污损、更不准拆散。违者按照《中华人民共和国档案法》的有关规定追究责任。

4、外出开会需借档案，要经本校分管领导批准，所借之档案不准带原件，只能带复印件。注意保存，不得丢失和泄密。回单位后应及时退还档案室查收注销。

5、认真做好档案的查阅、登记和档案利用效果的收集工作。

第四条、档案的鉴定和销毁。

1、定期对超过本校《文书档案保管期限表》规定的文书档案进行鉴定、移交或销毁。

2、鉴定工作由中心校办公室及有关人员组成小组，对应鉴定的档案进行逐卷、逐件的审查，并提出移送或销毁意见。

3、鉴定工作结束后，鉴定小组对有价值的档案要做好插卷或组卷工作，要写出关于鉴定档案的报告，并附上需要移送或销毁案卷的清册，报中心校分管领导审批后，方可移送或销毁。

4、销毁档案时，必须按保密规定，保送县级主管部门处理，并指定专人押送和监销，监销人应在销毁清册上签字。

第五条、本制度从印发之日起执行。如有与上级规定不符的，以上级规定为准。

                      二00四年元月一日